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打破企业“数据孤岛”问题,提升企业管理与财务核算的效率

发表时间:2021-07-28 14:04

企业在发展的过程中会收集各种各样的数据,如客户数据、供应商数据、产品数据、销售数据、财务数据等等。企业规模小的时候收集的信息相对较少,在企业的发展过程中,需要收集的信息会越来越多。

随着企业的不断发展,信息的收集方式不同、收集工具不同、收集时间不同,就会形成各种信息差,这种信息差不容易对接上,逐渐就会形成企业“数据孤岛”的问题。


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一些企业刚刚成立的时候,客户信息基本上都是老板或者主要的业务负责人保管,但是随着公司的发展、客户不断的增加、企业人员不断流动,客户信息档案就需要单独的保管起来。有些企业将客户档案存在CRM软件中,有些企业存在财务软件中,有些企业使用纸质文档进行登记。没有从综合整体上去管理数据,就形成了“数据孤岛”。企业形成数据孤岛之后,各个部门在查阅数据的时候就会非常麻烦,有些数据可能还会在交接中丢失。

数据孤岛有两种形态存在与企业中,并且在企业不同的阶段呈现出不同的表象。

第一种,软件系统型的数据孤岛。软件系统型的数据孤岛,简而言之就是不同的数据需求存在不同的软件中,各个软件的数据不互通。

一些企业在发展的过程中,财务部最早开始使用财务软件;客户部为了适应客户的管理需要上线了CRM系统;人资部为了管理公司的员工档案和薪资,使用人资的HR系统;生产管理部为了进行生产管理使用生产管理系统……

各个系统的数据都是不互通的,都是各自为政,各个企业管理部门由于统计口径和方法不一致,很多时候数据会不互通,这种各个系统数据不互通的现象就是软件系统型的数据孤岛……

第二种,结构与管理型的数据孤岛。结构与管理型的数据孤岛,简而言之就是企业为了管理的目的而刻意进行的数据隔断。

一些企业生产的产品的配方是企业的核心价值,企业负责人就需要对生产配方相关的信息进行保密,这个就会导致财务人员在进行产成品成本核算的时候成本不容易算得比较精确。

一些企业的客户信息是保密的,那么财务在管理收款账务、应收账款等等各个方面就会非常麻烦。

整体而言,企业老板如果故意要对企业的内部信息进行保密和隔断,那么会对财务的核算工作带来很大的困扰。

数据孤岛问题存在,企业需要发展到较大的规模的时候才会意识到这个问题的严重性,一般中小企业是比较难意识到这个问题的存在。但是对于财务核算与管理来说,数据孤岛问题是一种长期且隐形拖慢财务核算效率的管理问题。

以上简述了数据孤岛的形成原因和变现方式,以下是数据孤岛问题解决的三个思路。

一、数据中心+主数据+企业门户+多应用集成

主数据+数据中心+企业门户,这种方式最主要是大型企业的解决方案,一般需要企业进行最少数百万的信息化的投资才能全部完成。

企业第一步应该建立数据中心,数据中心是一个技术功能,相当于建立一个有大型的硬盘的电脑,所有的数据都会在数据中心中存储和收发。

第二步应该建立主数据,主数据的意思就是将所有的产品编码、产品名称、客户编码、客户名称、会计科目、项目、人员编码等所有信息档案全部标准化。这种标准化是要支持各种类型的软件互通使用。

第三在数据中心和主数据的框架上进行系统功能集成。搭建完成之后,所有软件的数据都存储在数据中心里面,数据在数据中心中进行存储、校验和交互。主数据的标准,各类型软件按照主数据的标准进行收发数据,这样整个企业的所有的软件数据就实现了互通。

这种方案是目前大型企业主流的信息集成方案,其扩展性是非常强,非常灵活,可以接入各种各样的软件,并且更换一个软件对整体的信息系统产生不了任何影响,因为数据是存在数据中心中,软件只负责应用的部分。但是对于中小企业而言这种方式是不适合的。

二、以财务软件为框架,以API数据接口的数据孤岛解决方案

对于中小企业而言,选择财务软件作为数据框架中心是非常实用的,一是财务软件的价格比较便宜,从几百元到几万元,贵一点十几万元就可以搞定一般企业的需求。另外财务软件里面的数据管理能力是最强的,而且是非常标准和严谨的,从目前大多数企业的实际情况来看,这种方式是中型企业最多的选择。

API是指一种财务软件和其他软件之间,相互抓取数据和存储数据的标准协议,财务软件可以通过这种方式与其他各类型软件进行数据交互。

比如在上线CRM系统的时候,首先上线财务软件,之后再上线CRM系统,中间的数据互通就使用API数据接口进行数据互通,这样CRM的客户数据可以直接从财务软件中进行抓取和存储,这样就解决了各个系统之间使用数据标准不一样的问题。

现在越来越多的财务软件都开始支持API接口的数据方式,也有越来越多的业务型软件开始支持API数据接口方式。

三、以财务软件自带的业务功能为基础的解决方案

在以上的方案中都是解决多系统的方案,但是一般的企业都是买不起那么多系统,最多就买一个总账+进销存+生产管理+其他,那么对于一般的中小企业而言,可以直接选择财务软件中集成的业务功能,基本上可以一步到位的达到上面的数据互通和集成的效果。

比如,现在很多的财务软件都有手机开单功能,那么业务在财务软件自带的APP上面开具销售单、采购单、要货单等等,既是非常方便有可以解决信息互通的问题,数据又能直接传到财务软件,财务人员又不需要重复录单,效率会大大提升。

这种方案是小微企业的首选,不需要多大的投入就可以满足各种基本业务形态的需求。但是如果需求过于复杂,财务软件很多功能都是基于标准化的方式去做的,在应用上又不是特别灵活。

总的来说以上的三种方案基本上可以覆盖大型企业、中型企业、微型企业,也各有优缺点。企业在不同的阶段可以参考选择以上的三种方法去解决企业的“数据孤岛”问题,从而提升企业的财务核算和管理效率。

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